Quỹ KH&CN doanh nghiệp: cách trích lập và tiêu tiền đúng luật

1. Trích lập: bao nhiêu và theo căn cứ nào

Doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp được trích lập quỹ phát triển KH&CN và tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng (Điều 66 Luật 93/2025 — nhóm điều khoản có hiệu lực sớm từ 01/7/2025). Về mức trích: Nghị định 265/2025 không quy định lại tỷ lệ — **tỷ lệ trích thực hiện theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp** (Điều 13 NĐ 265/2025 dẫn chiếu). Về mức trần: từ 01/10/2025 doanh nghiệp được trích **tối đa 20% thu nhập tính thuế** hằng năm để lập quỹ (Điều 17 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15) — tăng so với mức trần 10% trước đó; riêng doanh nghiệp nhà nước vẫn phải bảo đảm mức trích tối thiểu theo pháp luật KH&CN (trước đây là 3–10% thu nhập tính thuế).

Điểm chắc chắn và quan trọng hơn với đa số doanh nghiệp: khoản trích quỹ được lấy từ thu nhập tính thuế — tức trích quỹ là một cách **giữ lại tiền trước thuế để dành cho R&D**. Trích mà không tiêu thì lãng phí đúp: vừa đọng vốn, vừa mang tiếng “trích hình thức”. Vấn đề của giai đoạn mới không phải trích bao nhiêu, mà là tiêu thế nào — và danh mục dưới đây cho thấy dư địa tiêu rất rộng.

2. Tiêu vào gì: 5 nhóm chi được phép (Điều 13 NĐ 265/2025)

**Nhóm 1 — Tự làm, đặt hàng, thuê làm R&D và đổi mới sáng tạo.** Chi lương nhân lực nghiên cứu; chi phí trực tiếp; khấu hao thiết bị và tài sản vô hình (sáng chế, kiểu dáng...); thử nghiệm — kiểm định; sở hữu trí tuệ; mua công nghệ, phần mềm; thuê ngoài nghiên cứu; đổi mới quy trình, sản phẩm; chi quản lý nhiệm vụ.

**Nhóm 2 — Nghiên cứu ở nước ngoài.** Triển khai nghiên cứu tại nước ngoài, thuê đối tác nước ngoài nghiên cứu — **không phải làm thủ tục dự án đầu tư ra nước ngoài** (khoản 4 Điều 13). Trước đây đây là rào cản khiến doanh nghiệp gần như không thể dùng quỹ thuê một phòng lab hay một viện nghiên cứu ngoại quốc; nay chỉ cần hợp đồng và quy chế nội bộ.

**Nhóm 3 — Hạ tầng và năng lực R&D.** Xây dựng trung tâm R&D, phòng phân tích — thử nghiệm; mua quyền sử dụng/sở hữu bí quyết, quy trình, thiết kế, phần mềm; **mua máy móc, thiết bị, phần mềm, tài liệu kỹ thuật cho đổi mới công nghệ phục vụ trực tiếp sản xuất — kinh doanh** để thay công nghệ đang dùng bằng công nghệ tiên tiến hơn; đào tạo; hợp tác trong và ngoài nước; tiêu chuẩn — chất lượng — thương mại hóa; khảo nghiệm giống mới (khoản 5 Điều 13). Với doanh nghiệp sản xuất, gạch đầu dòng in đậm là thay đổi đáng tiền nhất: quỹ được dùng mua thẳng dây chuyền, thiết bị đổi mới công nghệ đưa vào sản xuất, không còn bó trong “phục vụ nghiên cứu”.

**Nhóm 4 — Sở hữu trí tuệ và tiêu chuẩn.** Hỗ trợ nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn cơ sở; đăng ký, bảo hộ và khai thác sở hữu trí tuệ (Điều 66 Luật 93/2025).

**Nhóm 5 — Giải mã công nghệ, mua bí quyết.** Doanh nghiệp được dùng quỹ — hoặc chi trực tiếp ngoài quỹ — để giải mã công nghệ, mua bí quyết công nghệ (Điều 31 Luật 93/2025).

3. Điểm mới đáng chú ý nhất: dùng quỹ đầu tư vào startup

Mọi doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp được dùng quỹ để **mua, sáp nhập, đầu tư hoặc cùng đầu tư vào dự án/doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo** — với hạn mức **tối đa 5% thu nhập tính thuế hằng năm** cho nội dung này (Điều 66 Luật 93/2025; khoản 2 Điều 13 NĐ 265/2025). Đây là cách “mua đổi mới từ bên ngoài” (outside-in innovation) đã phổ biến ở các tập đoàn quốc tế, nay có hành lang pháp lý Việt Nam.

Điều kiện đi kèm không khó nhưng bắt buộc làm trước:

• ▪Ban hành **quy chế quản lý nội bộ** cho hoạt động đầu tư từ quỹ;
• ▪**Thẩm định rủi ro** trước khi xuống tiền: công nghệ, thị trường, tài chính;
• ▪Hợp đồng đầu tư phải có **điều khoản thoái vốn**;
• ▪**Giám sát định kỳ** hằng quý hoặc 6 tháng;
• ▪Khu vực nhà nước: thêm **kiểm toán độc lập hằng năm**.

Riêng khối nhà nước có “tấm khiên” quan trọng: đầu tư startup từ quỹ không áp dụng yêu cầu bảo toàn vốn theo từng năm, từng dự án — đánh giá theo tổng thể danh mục; người quản lý quỹ được miễn trách nhiệm dân sự, loại trừ trách nhiệm hành chính với tổn thất đầu tư nếu đã tuân thủ quy trình và minh bạch (Điều 66 Luật 93/2025). Một thương vụ thất bại không đồng nghĩa vi phạm.

4. Cơ chế đặc biệt cho doanh nghiệp nhà nước làm công nghệ chiến lược

Doanh nghiệp nhà nước thực hiện dự án trọng điểm, phát triển công nghệ chiến lược được dùng quỹ theo cơ chế “đi nhanh” (khoản 1 Điều 13 NĐ 265/2025; Điều 31 Luật 93/2025): thuê chuyên gia trong/ngoài nước theo giá thị trường bằng chỉ định — ký hợp đồng trực tiếp; **mua trực tiếp công nghệ, sản phẩm, thiết bị nước ngoài để phân tích, giải mã** theo hình thức chỉ định nhà cung cấp, đàm phán giá (sản phẩm sau giải mã hạch toán là vật tư tiêu hao); mua trực tiếp bí quyết công nghệ; hợp tác nghiên cứu với nước ngoài; thậm chí **mua lại doanh nghiệp, phòng thí nghiệm, trung tâm R&D để sở hữu bí quyết công nghệ** — đàm phán trực tiếp, không bắt buộc đấu thầu, đấu giá.

5. Quản trị: tự kê khai, nhưng phải kê khai được

Cơ chế mới là **tự chủ — tự chịu trách nhiệm — tự kê khai** chứng từ theo quy chế chi tiêu nội bộ (Điều 14 NĐ 265/2025). Nghĩa là không ai duyệt trước cho bạn, nhưng khi cơ quan thuế hoặc thanh tra hỏi, hồ sơ phải đủ. Ba việc nên làm ngay:

• ▪**Ban hành/cập nhật quy chế chi tiêu quỹ** theo danh mục chi mới — quy chế cũ viết theo Thông tư giai đoạn trước sẽ hẹp hơn quyền bạn đang có;
• ▪**Mở sổ theo dõi riêng** từng khoản chi từ quỹ, gắn với nhiệm vụ/hạng mục cụ thể;
• ▪Nếu định đầu tư startup: soạn quy chế đầu tư nội bộ + quy trình thẩm định rủi ro **trước** thương vụ đầu tiên — đây là điều kiện bắt buộc (điểm a khoản 2 Điều 13 NĐ 265/2025), không phải “giấy tờ bổ sung sau”.

Checklist hành động 30 ngày

• ▪Rà lại tỷ lệ và số dư trích quỹ các năm trước với kế toán thuế;
• ▪Cập nhật quy chế chi tiêu quỹ theo Điều 13 NĐ 265/2025;
• ▪Lập danh mục nhu cầu chi 12 tháng tới, phân đường “quỹ” vs. “chi phí được trừ”;
• ▪Nếu có kế hoạch M&A/đầu tư startup: soạn quy chế đầu tư + mẫu thẩm định rủi ro;
• ▪Đưa nghĩa vụ lưu chứng từ tự kê khai vào quy trình kế toán.